SVEAB är ett av Sveriges största privatägda, renodlade anläggningsföretag med verksamhet inom anläggning, infrastruktur samt maskin/järnväg. Kulturen präglas av frihet under ansvar – vilket ställer höga krav på tillförlitliga siffror, tydliga prognoser och gemensamma verktyg för uppföljning.

När samarbetet med Exopen inleddes, omkring 2017, hade SVEAB identifierat omfattande behov kring projektuppföljning och ekonomisk styrning – sammanfattade i en kravlista på över 160 punkter.

Ett tidigare försök att lösa behoven med annan leverantör levde inte upp till förväntningarna. Mycket arbete skedde fortfarande manuellt via browser- och SQL-frågor, vilket skapade risk för fel, dubbelarbete och tidskrävande felsökning.

”Vi lade orimligt mycket tid på att kopiera, kontrollera och felsöka – och ändå var det svårt att känna sig helt trygg i siffrorna,” säger Mia Karlsson, Business Controller på SVEAB.

Det stod klart att organisationen behövde ett mer tillförlitligt och användarvänligt verktyg för projektrapportering – där fler än bara ledningen kunde arbeta direkt med sina siffror.

Med Exopens Projektmodul i Cloud Platform fick SVEAB ett system som uppfyller verksamhetens krav för projektuppföljning – utan att vara ett tungt konsultprojekt.
Lösningen bygger på färdig funktionalitet i plattformen, anpassad för SVEAB:s behov. Genom att samla produktion och ekonomi i en gemensam SQL-databas kan projektekonomin nu följas med dagligen uppdaterad data, baserad på föregående dags bokföring.

Systemet ger stöd till både affärsområdeschefer, platschefer och ekonomi.
I stället för månatliga, statiska Excel-paket har chefer på olika nivåer nu kontinuerlig tillgång till uppdaterade siffror. Rapporterna är läsbara, konsoliderade och interaktiva, vilket gör det enkelt att växla från helhetsbild till detalj.

Budget och prognos hanteras på kontonivå, med koppling från anbudskalkyl/produktkalkyl till faktiskt utfall. (En testmall för inmatning av prognos per konto är under utveckling.)

”Vi gick från statiska månadsrapporter till dynamiska rapporter som uppdateras dagligen. Det blev verksamhetens verktyg – inte bara ekonomis avrapportering,” säger Mia.

En viktig princip för SVEAB var att minska konsultberoendet. Projektmodulen och rapportlagret är byggda för att enkelt kunna anpassas internt.

”Exopen är mer DIY än konsulttungt. Jag kan göra mycket själv – ladda data, uppdatera rapporter och tweaka det jag behöver – utan att fastna i flaskhalsar.”

Prestandan har också förbättrats markant.

”I dag loggar man in och allt är laddat och korrekt. Det går snabbt, och förtroendet för siffrorna har ökat markant.”

Som nästa steg har SVEAB även infört en dashboard per bolag och grupp – med KPI:er inom ekonomi, marknad, HR och projekt – vilket ger ledningen en samlad överblick över hela organisationen. Än så länge sker uppdateringen manuellt, men med möjlighet att i framtiden schemalägga laddningar för ännu mer automatiskt flöde.

Effekterna i verksamheten är tydliga:
Det manuella arbetet har minskat kraftigt och uppföljningen har blivit mer automatiserad. Ansvar och analys har flyttats ut i organisationen – från affärsområdeschefer till platschefer – vilket gjort uppföljningen mer decentraliserad och förankrad i vardagen.

”Tidigare fick bara några få chefer månadsrapporter. Nu kan fler följa sina projekt med uppdaterade siffror varje dag – och agera direkt på datan,” säger Mia.

Projektmodulen har även underlättat samverkansprojekt mellan avdelningar och bidragit till en starkare kultur av samarbete och transparens.
VD, ledningsgrupp och affärsområdeschefer får nu en konsoliderad helhetsbild av verksamheten, samtidigt som de enkelt kan gå ner på detaljnivå vid behov.

”Vi har slutat jaga siffror – nu använder vi dem för att analysera och fatta beslut.”

SVEAB har också fått bättre insyn i den operativa likviditeten och projektens bokföringssaldon – en nyckelfaktor i en projektintensiv verksamhet.
Bevakningen av fakturering och avvikelser har blivit mer proaktiv, vilket bidrar till bättre kontroll över intäkter och flöden.

Framåt fortsätter SVEAB att utveckla sin användning av Exopen med fler dashboards och fördjupad analys.

”Det blir ett jättebra stöd för verksamheten – samma sanning för både kostnader och intäkter, månad för månad.”